¡DÍGALO TODO! Tácticas y estrategias de relaciones con los medios

Si las situaciones de crisis son todas distintas, hay un punto importante que determina la superación de las organizaciones frente a este estado de riesgo: Las relaciones con los medios.

Existen estrategias y tácticas que se utilizan para establecer relaciones productivas y profesionales con los informadores. A continuación unas estrategias por Octavio Rojas en su libro Herramientas y Tácticas de las Relaciones Públicas:

1.Contactar con los periodistas sólo cuando se tenga una noticia que ofrecer: La mejor forma de crearse una reputación como fuente de información es ofrecer datos auténticos y relevantes novedades.

2.Personalizar la información según el medio de que se trate: Por ejemplo, una revista especializada necesitará más información técnica que una dirigida al público general.

3.Responder con agilidad: Si las solicitudes de los periodistas son respondidas rápidamente, existen más posibilidades de que los mensajes de la organización sean difundidos.

4.No reñir con los periodistas: Puede haber discusiones constructivas sobre temas concretos, para pelearse con un informador porque no sacó una nota o porque dejó de asistir a un evento es un error muy grave. Hay que recordar que no hay obligación de transmitir ninguna información si el medio no la considera noticiosa.

5.No prometer lo que no se pueda cumplir: Si los periodistas esperan una información que al final no se puede facilitar, perderán su confianza en el profesional de RR.PP.

6.Graduar la distribución de información: Inundar de notas de prensa a un medio, no es la manera más adecuada para obtener la atención de los periodistas. Basta con que la información que se envíe sea verdaderamente relevante como para que ésta obtenga cobertura mediática.

7.Conocer y respetar los tiempos de los periodistas sobre sus necesidades: Saber si desean recibir información por correo electrónico, faz u otro medio; si necesitarán imágenes o audio; si quieren hablar con un portavoz que domine aspectos determinados del sector de la organización, etc.

8.Dominar los temas de comunicación: No hay nada que exaspere más a un periodista que tener que atender a un mal profesional de RR.PP. Para poder comunicar con eficacia se tienen que conocer al detalle todos los aspectos de la cuestión a difundir.

9.Evitar llamar de forma gratuita y continuada: Sólo levantar el teléfono para contactar con los periodistas cuando se tenga realmente algo importante que contar. No es conveniente realizar llamadas para confirmar la recepción de la información.

10.Darle seguimiento a los medios: Leer el periódico, ver la televisión, escuchar la radio o navegar por internet servirá para conocer las personas responsables de algunas secciones, los temas que están ocupando la agenda mediática y la tendencia ideológica de los medios.

11.No solicitar ver los contenidos elaborados de los periodistas antes de que se publiquen: Puede considerarse una intromisión en la labor informativa y un intento de censura.

Shirley Jara Quispe

Sótano 01

Libro: Herramientas y Tácticas de las Relaciones Públicas.
Autor: Octavio Rojas.
Pág.149 

Bases de un Plan de Crisis

Toda Organización debe contar con un Plan de de Crisis y este debe estar diseñado para minimizar el impacto que podría producirse. En general, se puede señalar que este plan debe contener las actividades principales a seguir antes, durante y después de finalizada la crisis. En este sentido se debe analizar los recursos humanos y económicos con los que se cuenta y prever además las respuestas a cuatro apartados fundamentales:

a) Definir el objetivo que hay que lograr en cada caso. 
b) Elaborar el mensaje que habrá que emitir en consecuencia. 
c) Definir las audiencias y los canales de comunicación oportunos. 
d) Preparar un plan de actuación. En este plan de actuación es no olvidar algunas reglas básicas como son: Contar con la máxima información sobre la empresa. Identificar todos los aspectos positivos con los que cuenta la empresa. Y definir aspectos menores pero importantes en cada caso de crisis.

Este documento tiene que poseer además tres normas fundamentales para que se convierta en eficaz.

a) La primera es que “todo plan debe ser comprobado y ensayado”. Para ello es importante poseer un esquema operativo que evite la improvisación ante sus públicos.
b) La segunda norma del Plan de Crisis es “actualizarlo periódicamente”. La situación ideal sería actualizarlo con carácter trimestral con el objetivo de tener al día todos los apartados; especialmente el de la lista de prensa, ante los frecuentes cambios de los periodistas. Pero esta es una medida muy lejana aún para las escasas empresas que poseen su plan de crisis.
c) Otro aspecto importante es “la incidencia del coste económico”. En este sentido hay que recordar que en la empresa sucede como en la vida real, cuando las cosas funcionan en lo último que se piensa es en que hay que destinar un presupuesto para el Plan de Crisis. Y por otro lado, en épocas de “vacas flacas” cuando los beneficios empresariales decrecen, la planificación de la crisis sigue siendo un candidato perfecto a ser eliminado del presupuesto.

A pesar de lo apuntado el problema de esta situación radica en que la dirección siempre preocupada por el coste de las cosas es reacia a dedicar una gran cantidad de recursos al desarrollo de un plan para algo cuyo alcance y dimensión son desconocidos, como en el caso de cualquier desastre.

Shirley Jara Quispe

Sótano 01

Estructura del Plan de Crisis

Dra. Mª Luisa Sánchez Calero

Págs. 461-469